AI で社内のコミュニケーションを円滑にする方法

AI の活用を定着させるためには、小さく始めることが重要です。まずは短期間で形にし、実践を積みながら徐々に領域を広げることを推奨します。今回は、社内コミュニケーションを円滑化する観点で、いくつかアイデアをご紹介します。

1. 社内報をポッドキャストにする

部門の壁を越えた情報共有は、組織運営の要です。社内報は、社員同士の連携や、社員の意欲、帰属意識を高めるために活用されています。しかし、多くの企業が「若手社員の活字離れ」や「開封率の低迷」という課題に直面しています。苦労して制作しても、肝心のターゲットに届いていないのが実情ではないでしょうか。

そこで注目すべきは、Z 世代の 3 割以上が日常的に利用する「ポッドキャスト」です。通勤や家事の合間に「ながら聴き」ができる音声メディアは、タイムパフォーマンス（タイパ）を重視する若年層のライフスタイルと親和性が高く、エンゲージメント向上への有効な一手となります。

従来、音声配信するためには毎回録音する必要がありました。（当たり前ではありますが。）静かな場所の確保やナレーターの準備など、制作コストが運用を阻んでいました。

しかし、AI 音声合成技術を活用すれば、このハードルは解消できます。テキストデータをすぐに音声化できるため、社内報のダイジェスト版をスキマ時間に向けて頻繁に配信することも可能です。AI× 音声で、社内コミュニケーションのあり方を刷新できます。

2. 日報を集める AI エージェント

マネージャーが正確にチームの状況を把握するために、日報は依然として有効な手段です。しかし、旧来のテキストベースの日報は、書く側には作成の手間を、読む側には情報の取捨選択という負荷を強いてきました。結果として、前回からの差分や重要なリスク予兆が見落とされることも少なくありません。

AI エージェントの導入は、こうした組織内のコミュニケーション不全を解消する潤滑油となります。単なる入力フォームの代替ではなく、AI がファシリテーターとして機能することが特徴です。

メンバーがその日の成果を伝えると、「その課題の解決にはどのくらい時間がかかりそうですか？」など、状況に応じた問いかけを AI が行い、解像度の高い情報を引き出します。

収集した回答は AI が自動で要約･カテゴリ分けを行い、チームのステータスへと反映されます。AI エージェントが介在することで、自然とチームの状況を把握できるようになります。

3. フィードバックを集め、スキルアップに活かす

チームのパフォーマンスを最大化するためには、メンバー同士による多面的なフィードバックが欠かせません。しかし、従来のようなアンケート方式では、回答の解像度が低い、具体的なエピソードが不足しがち、などの課題が散見されます。｢記述するのが手間｣という理由で、本当に伝えたいニュアンスや文脈が削ぎ落とされてしまうことも少なくありません。

AI インタビューはよりリッチなフィードバックを収集することに役立ちます。AI は単に回答を受け取るだけでなく、回答内容に応じて｢具体的にはどのような場面でしたか？」「なぜそう感じたのですか？」といった深掘り質問をリアルタイムに行います。

表面的な回答に留まらず、背景やニュアンスを引き出すことでスキルアップにつながる具体的なフィードバックを収集できます。また、個々の課題に合わせた具体的な改善アクションを提示することで、フィードバックを「聞きっぱなし」にせず、行動に移すサポートも可能です。

まとめ

以上、社内コミュニケーションを円滑化する施策案をいくつかご紹介しました。なお、ワープスでは上記に限らず、AI をワークフローに組み込むコンサルティングや開発支援を行っております。小さく始め、素早くプロトタイプしながら進めることができます。是非お気軽にお問い合わせください。